Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website und dem VatBlitz-Kundenportal ist:

VatBlitz UG (haftungsbeschränkt)
Lange Str. 39
38448 Wolfsburg, Deutschland
HRB 212252 (Amtsgericht Braunschweig), vertreten durch den Geschäftsführer Premkumar Rathanavelu
E-Mail: hello@happybiz-automation.de
Telefon: +49 (0) 172 6040 567
Weitere Angaben im Impressum.

Datenschutzbeauftragter: [PLATZHALTER — Name und Kontakt, falls nach Art. 37 DSGVO bestellt; andernfalls entfällt dieser Punkt]

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder auf Grundlage einer der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO genannten Rechtsgrundlagen.

2.2 Rechtsgrundlagen im Überblick

2.3 Empfänger von personenbezogenen Daten

Innerhalb von VatBlitz erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Eingesetzte Auftragsverarbeiter erhalten Daten ausschließlich in dem für ihre jeweilige Aufgabe erforderlichen Umfang (siehe Ziffer 8).

2.4 Datenübermittlung in Drittländer

[PLATZHALTER — „Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.“ ODER, falls doch: Angabe des Drittlands, des dortigen Empfängers und der Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO, z. B. EU-Standardvertragsklauseln.]

2.5 Löschung von Daten und Speicherdauer

Sofern innerhalb dieser Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich anders angegeben, werden personenbezogene Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber vorgesehen ist, dem der Verantwortliche unterliegt (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO).

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

3.1 Beim Aufrufen unserer Website erhebt unser Hosting-Provider automatisiert Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse (gekürzt oder vollständig, je nach technischer Konfiguration — [PLATZHALTER])

3.2 Zweck: Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und ausschließlich zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs sowie zur Optimierung unserer Website erhoben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Speicherdauer der Logfiles: [PLATZHALTER, z. B. 7 Tage], danach erfolgt automatisierte Löschung oder Anonymisierung.

3.4 Hosting-Provider: [PLATZHALTER — Name, Anschrift, ggf. Standort der Server]

4. Cookies

4.1 Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (z. B. Session-Cookies für die Anmeldung im Kundenportal). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.2 [PLATZHALTER — falls weitere, nicht technisch notwendige Cookies eingesetzt werden (z. B. Analyse-Tools, Marketing-Pixel): Beschreibung des jeweiligen Tools, Zweck, Anbieter, Speicherdauer sowie Hinweis auf das eingesetzte Consent-Banner und die Widerrufsmöglichkeit der Einwilligung. Falls keine solchen Cookies eingesetzt werden, gilt: „Über die technisch notwendigen Cookies hinaus setzen wir keine Cookies ein.“]

5. Kontaktaufnahme und Demo-Anfrage

5.1 Wenn Sie über unser Kontakt- oder Demo-Anfrageformular mit uns in Kontakt treten, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten — insbesondere Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, aktuelle Buchhaltungssituation und geschätztes monatliches Belegvolumen — zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

5.2 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen), soweit kein Vertrag zustande kommt.

5.3 Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter. Eine Löschung erfolgt, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und kein Vertragsverhältnis zustande kommt, spätestens jedoch nach [PLATZHALTER, z. B. 12 Monaten].

6. Kundenportal / Kundenkonto

6.1 Der Zugang zu unserem Kundenportal erfolgt ausschließlich auf Einladung durch VatBlitz im Rahmen eines individuellen Onboardings. Eine eigenständige Registrierung ist nicht vorgesehen.

6.2 Zur Erstellung und Verwaltung Ihres Zugangs verarbeiten wir:

• Name und E-Mail-Adresse
• Zugangsdaten (Passwort, ausschließlich in gehashter, nicht rückführbarer Form gespeichert)
• Nutzungsdaten innerhalb des Portals (z. B. Anmeldezeitpunkte, durchgeführte Freigaben, Korrekturen, Einladungen an Dritte wie den Steuerberater)

6.3 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6.4 Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Kontodaten gemäß den in unseren AGB geregelten Fristen exportierbar gehalten und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Verarbeitung von Belegdaten im Rahmen unserer Automatisierungsleistung

7.1 Im Rahmen unserer Kernleistung — der automatisierten Erfassung, Normalisierung und Kategorisierung von Rechnungen und Belegen zur Übertragung in das Lexware Office-Konto unseres Kunden — verarbeiten wir Belegdaten, die auch personenbezogene Daten enthalten können, etwa Namen, Kontaktdaten und Bankverbindungen von Lieferanten oder Kunden unseres Auftraggebers.

7.2 Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierter Weisung unseres jeweiligen Kunden im Sinne von Art. 28 DSGVO. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Daten ist unser Kunde, nicht VatBlitz. Umfang, Art, Zweck, Speicherdauer und die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind im jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt; diese Datenschutzerklärung beschreibt insoweit nur den Rahmen, nicht die vollständigen AVV-Bedingungen.

7.3 Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Die von unserer Plattform vorgeschlagenen Kategorisierungen stellen keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO dar. Jede Kategorisierung ist ein Vorschlag, der vor der Übertragung in das Lexware Office-Konto durch den Kunden geprüft und freigegeben werden muss. Es findet keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung statt, die ohne menschliche Prüfung verbindliche Wirkung entfaltet.

8. Eingesetzte Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter

Mit allen genannten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

9. Betroffenenrechte

Ihnen stehen als betroffener Person gegenüber VatBlitz folgende Rechte an den Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

• 9.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) — Auskunft über die verarbeiteten Daten sowie deren Zwecke, Kategorien, Empfänger und geplante Speicherdauer.
• 9.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer gespeicherten Daten.
• 9.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder anderen Ausnahmetatbestände entgegenstehen.
• 9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) — unter den dort genannten Voraussetzungen.
• 9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Erhalt der auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeiteten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
• 9.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) — gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen Ihrer besonderen Situation.
• 9.7 Widerrufsrecht bei Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — jederzeit mit Wirkung für die Zukunft.
• 9.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) — zuständig ist regelmäßig die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder unseres Unternehmenssitzes.

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen der Vertragsanbahnung und -durchführung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und die Erfüllung damit verbundener vertraglicher Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir den Vertrag mit Ihnen in der Regel nicht abschließen.

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. [PLATZHALTER — konkrete Angaben, z. B. Transportverschlüsselung (TLS), Verschlüsselung ruhender Daten, Zugriffskontrollen, Protokollierung.]

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

13. Kontakt bei Fragen zum Datenschutz

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten sowie zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [PLATZHALTER — dedizierte Datenschutz-E-Mail-Adresse, z. B. datenschutz@happybiz-automation.de]